Nel mondo del business travel e degli eventi aziendali esiste una parte di spesa spesso difficile da monitorare: quella legata a mini-meeting, offsite di team e piccole trasferte di gruppo che sfuggono ai processi ufficiali di procurement. Questa “zona grigia” può generare frammentazione dei budget e perdita di potere negoziale. Per affrontare il tema, Kampaay ha organizzato il webinar “Travel & MICE: viaggio nel lato oscuro della spesa eventi”, in programma il 25 marzo, con l’obiettivo di offrire strumenti utili a travel manager e team acquisti.
La “terra di mezzo” tra travel ed eventi
Nelle organizzazioni più strutturate il business travel e la gestione degli eventi aziendali sono spesso governati da dipartimenti differenti, con budget separati e logiche operative diverse. Questo scenario crea un’area intermedia difficile da monitorare: piccoli eventi, riunioni di team o trasferte che non vengono gestite né come veri eventi MICE né come semplici viaggi di lavoro.
Secondo gli esperti, proprio in questa zona si nasconde una parte significativa della spesa aziendale. Senza una governance centralizzata, queste attività finiscono per essere organizzate direttamente dai singoli team o dai manager, con il rischio di ridurre la trasparenza e indebolire il potere contrattuale delle aziende nei confronti dei fornitori.
Lifebility Award: al via la 16ª edizione tra progetti, premi e opportunità per la nuova generazione
Tecnologia e governance per recuperare il controllo
Il webinar promosso da Kampaay nasce con l’obiettivo di stimolare un confronto tra professionisti del settore e individuare strategie per rendere più efficiente la gestione di queste spese. Secondo Stefano Brigli Bongi, co-founder e CRO di Kampaay, uno dei problemi principali è proprio la mancanza di comunicazione tra le diverse funzioni aziendali.
“In molte organizzazioni i mondi del travel e degli eventi operano separatamente, generando una perdita di leva negoziale per l’azienda”, spiega Bongi. “La soluzione passa attraverso l’innovazione dei modelli di acquisto: grazie alla tecnologia possiamo tracciare questa spesa invisibile e trasformare budget frammentati in una strategia unica e più efficace”. La digitalizzazione dei processi consente infatti di centralizzare fornitori e dati, creando una visione complessiva della spesa Travel & MICE. In questo modo diventa possibile applicare anche alle attività più piccole lo stesso approccio competitivo utilizzato per i grandi eventi.
Il ruolo del Master Vendor digitale
Tra le soluzioni che saranno analizzate durante il webinar c’è il modello del Master Vendor digitale, che permette di riunire su un’unica piattaforma fornitori, servizi e procedure di acquisto. Questo sistema consente alle aziende di estendere il cosiddetto “metodo gara” – tipico delle grandi commesse – anche alle attività di dimensioni minori.
Il risultato è una maggiore trasparenza nei processi di procurement e una migliore capacità di negoziare prezzi e condizioni con i partner. Un altro tema centrale sarà quello della gestione dei pagamenti B2B. Senza strumenti digitali in grado di tracciare le transazioni, infatti, il rischio di inefficienze e criticità legate alla compliance aumenta sensibilmente, soprattutto in un’area così ibrida tra viaggio d’affari ed eventi aziendali.
“Travel & MICE: viaggio nel lato oscuro della spesa eventi”: un panel di esperti del settore
Il webinar vedrà la partecipazione di diversi professionisti con esperienza internazionale nel settore del business travel e degli eventi corporate. Tra i relatori figurano Elisa Amerio, Travel Manager & Strategic Buyer Corporate Communications di Siemens e membro del board GBTA Italy; Roberta Billè, presidente di GBTA Italy; Francesca Maria Montemagno, founder e CEO di Smartive; e Daniele Aulari, Director Western Europe di AirPlus International. Le loro testimonianze offriranno un punto di vista concreto sulle sfide quotidiane che travel manager e procurement affrontano nel tentativo di rendere più efficiente la gestione della spesa aziendale.
Berkel, porta coltelli e accessori: la nuova esperienza gourmet per il barbecue
Kampaay e l’evoluzione degli eventi corporate
Fondata nel 2020, Kampaay è una realtà che si sta affermando nel panorama europeo come piattaforma tecnologica per la gestione degli eventi aziendali. Dal 2024 l’azienda è diventata Società Benefit, rafforzando il proprio impegno verso un modello di business sostenibile. La società conta oggi oltre 100 clienti enterprise e ha gestito più di 5.000 eventi, supportando aziende come Costa Crociere, Epson Italia, Engie, Aboca e Unobravo. Negli ultimi dodici mesi ha organizzato oltre 2.500 eventi con più di 90.000 partecipanti, registrando un Net Promoter Score di 8,6.
Con un team di circa 30 professionisti distribuiti tra Italia e Svezia e una rete di oltre 5.000 fornitori certificati, Kampaay punta a trasformare gli eventi aziendali in un vero asset strategico per le imprese. Il webinar del 25 marzo rappresenta quindi non solo un momento di confronto per il settore, ma anche un’occasione per riflettere su come tecnologia, governance e collaborazione interna possano trasformare una spesa spesso invisibile in una leva di valore per le aziende.
Consigliati per te
Huawei Seeds for the Future 2025: aperte le candidature per volare in Cina 
IBM Partner Ecosystem Summit Italy: innovazione, AI e collaborazione per la crescita del Paese 
Turismo esperienziale e artigianato: la Lombardia protagonista al TTG Travel Experience 2025 
Open Day Quantico: l’evento dedicato agli imprenditori che vogliono crescere 
Huawei accelera la trasformazione intelligente con reti AI-centriche e soluzioni per PMI 
Trionfo Bullpadel a Milano: Chingotto domina in finale con la Neuron 02 Edge
