Il passaporto digitale di prodotto si avvicina, ma per molte imprese italiane la prima sfida potrebbe essere capire dove si trovano i propri dati. Secondo le rilevazioni di On Page sui suoi 230 clienti, le informazioni relative a una singola scheda prodotto sono oggi distribuite in media tra otto archivi diversi, per poi essere replicate su sei canali e in cinque lingue.
Il conto alla rovescia è iniziato a luglio, con l’entrata in funzione del registro europeo del Digital Product Passport. L’obiettivo è associare ai beni immessi sul mercato europeo un codice attraverso cui accedere a informazioni come materiali utilizzati, durata, possibilità di riparazione e indicazioni per lo smaltimento.
La prima scadenza indicata riguarda alcune batterie di grandi dimensioni e arriverà a febbraio 2027. Per le altre categorie saranno necessarie regole specifiche, che verranno adottate progressivamente. Il Piano di lavoro europeo individua tra le priorità ferro e acciaio, alluminio, tessili, pneumatici, mobili e materassi, con provvedimenti previsti tra il 2026 e il 2029 e successivi periodi di transizione.
Il passaporto digitale incontra il problema dei dati frammentati
Per alimentare correttamente il passaporto digitale serve una condizione apparentemente semplice: ogni informazione relativa a un prodotto dovrebbe avere una versione unica e affidabile.
È qui che emerge una delle criticità evidenziate da On Page, piattaforma italiana specializzata nella gestione delle informazioni di prodotto. Nei 230 clienti analizzati, in gran parte aziende manifatturiere, una scheda prodotto attinge mediamente a otto archivi.
La frammentazione spesso nasce gradualmente con la crescita dell’impresa. Il gestionale conserva codice e prezzo, mentre l’ufficio tecnico utilizza fogli di calcolo per misure e prestazioni. Il marketing gestisce immagini e descrizioni, il commerciale aggiorna i listini.
A questi strumenti possono aggiungersi file specifici per il sito, l’app della rete vendita o i configuratori. Altre informazioni rimangono all’interno delle schede tecniche e di documenti di testo.
Il problema emerge soprattutto quando un dato viene modificato. La stessa correzione deve essere riportata manualmente nei diversi archivi e basta dimenticarne uno perché lo stesso prodotto venga descritto in maniera differente, per esempio sul sito e sul catalogo.
«In molte aziende il dato di prodotto non ha un proprietario. Vive in otto luoghi e tre reparti ne aggiornano una porzione ciascuno», spiega Lorenzo Gabatel, CEO di On Page. Una situazione che, secondo Gabatel, diventa evidente quando serve stabilire quale sia la versione corretta di un’informazione.
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Sei canali e cinque lingue moltiplicano gli aggiornamenti
La frammentazione degli archivi è soltanto una parte del problema. Le aziende osservate da On Page distribuiscono mediamente le stesse informazioni attraverso cinque o sei canali: listini, cataloghi, siti web, portali dedicati ai rivenditori, applicazioni utilizzate dalla forza vendita e marketplace.
Ogni canale può richiedere formati differenti. A questo si aggiungono le traduzioni: le imprese analizzate gestiscono mediamente cinque lingue.
Una singola modifica può così generare decine di aggiornamenti manuali, aumentando sia il tempo necessario sia la possibilità che due canali finiscano per mostrare informazioni non allineate.
La soluzione tecnica consiste nel permettere ai diversi strumenti di recuperare i dati da un’unica fonte. Il problema, secondo l’analisi, è che molte imprese non hanno ancora completato questo processo di centralizzazione.
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Meno della metà delle PMI dispone di un gestionale integrato
Un’indicazione più ampia sul livello di integrazione digitale delle aziende italiane arriva dal rapporto Imprese e ICT 2025 dell’Istat citato nel materiale.
Il 48,8% delle piccole e medie imprese dispone di un gestionale integrato in cui reparti differenti possono leggere e scrivere gli stessi dati. Tra le grandi imprese la percentuale sale invece all’85,9%.
Anche la presenza di un gestionale, però, non risolve necessariamente il problema delle schede prodotto. Questi sistemi contengono normalmente informazioni come codice, descrizione sintetica e prezzo, mentre immagini, testi commerciali, caratteristiche tecniche e traduzioni possono continuare a essere gestiti separatamente.
È uno dei motivi per cui la frammentazione può esistere anche all’interno di aziende che hanno già adottato un sistema centrale.
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Cosa cambia con un unico archivio di prodotto
On Page riporta il caso di un produttore di attrezzature per la ristorazione professionale che gestiva circa 700 prodotti in sette lingue e su cinque canali, utilizzando due persone a tempo pieno e una terza nei periodi di maggiore attività.
Dopo la centralizzazione delle informazioni, l’azienda gestisce oltre mille prodotti, 19 lingue e sette canali, impiegando una persona a tempo pieno e una part-time.
Secondo i dati raccolti dalla piattaforma sulla propria base clienti, dopo il passaggio a un archivio unico le lingue gestite salgono mediamente da cinque a dieci o undici, perché parte del tempo precedentemente dedicato agli aggiornamenti manuali può essere utilizzato per ampliare i mercati coperti.
La tecnologia, però, rappresenta soltanto una parte del percorso. Per Gabatel, il Digital Product Passport non può essere affrontato semplicemente aggiungendo un nuovo software: ogni informazione deve avere un responsabile, una fonte identificabile e una procedura di aggiornamento.
Con le prime scadenze ormai definite e altre regole attese progressivamente per diversi comparti, il nodo per molte imprese diventa quindi organizzativo prima ancora che tecnologico. Prima di creare il passaporto digitale di un prodotto, bisognerà essere certi che quel prodotto abbia una sola identità digitale, e non otto versioni distribuite tra reparti, file e piattaforme diverse.
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